Besprechungseinladungen wurden lange vor Besprechungen online verschoben. Angesichts der Beliebtheit von digitalen Planern, Online-Kalendern und webbasierten Veranstaltungen ist es nur naheliegend, dass Einladungen entsprechend verwaltet werden.

Die meisten Online-Veranstaltungen bieten einen einfachen Link, den Sie potenziellen Teilnehmern zur Verfügung stellen können. Der Link fügt das Ereignis einem Online-Kalender hinzu. Mit Outlook können Sie etwas Ähnliches erstellen, das jedoch nicht an ein Online-Ereignis gebunden ist.

Besprechungseinladung in Outlook

In Outlook können Sie eine Kalendereinladung an eine Veranstaltung senden. Diese Veranstaltung kann online oder offline sein. Es liegt ganz bei Ihnen und bei Outlook geht es weniger um die Art des Ereignisses als vielmehr um die Art der Einladung, die Sie senden möchten.

Eine Outlook-Besprechungseinladung kann an mehrere Personen gesendet werden, die Empfänger können sie annehmen oder ablehnen, und Sie können sehen, wer anwesend ist und wer nicht.

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Wenn eine Einladung von einem Empfänger angenommen wird, wird das Ereignis / Meeting automatisch zu seinem Kalender hinzugefügt.

Besprechungseinladung erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Einladung in Outlook für Microsoft 365 zu erstellen.

Öffnen Sie Outlook.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Neue Nachricht.
Wählen Sie Besprechung. Ein neues Fenster wird geöffnet.

Geben Sie dem Meeting einen Namen / Titel.
Geben Sie für Teilnehmer, die anwesend sein müssen, ihre E-Mail-Adresse in das Feld Erforderlich ein.
Geben Sie für Teilnehmer, die sich von der Besprechung abmelden können, ihre E-Mail-Adresse in das Feld Optional ein.
Wählen Sie eine Start- und Endzeit und ein Datum aus. Wenn die Besprechung oder Veranstaltung den ganzen Tag dauert, wählen Sie Ganztägig.
Wenn das Meeting in mehreren Zeitzonen stattfinden soll, wählen Sie Zeitzonen und wählen Sie die Zeitzone aus, in der die Einladung erstellt wird.
Wenn sich die Besprechung wiederholt, z. B. eine wöchentliche oder tägliche Mitarbeiterbesprechung, wählen Sie Wiederholen.
Wählen Sie den wiederkehrenden Zeitraum für die Besprechung aus.
Fügen Sie eine Nachricht hinzu, hängen Sie die für das Meeting erforderlichen Dateien an und senden Sie die Einladung.

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Besprechungseinladung annehmen

Besprechungseinladungen können in den meisten E-Mail-Clients und auf der Weboberfläche eines E-Mail-Dienstes akzeptiert werden. Wenn Sie Outlook verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Besprechungseinladung anzunehmen (oder abzulehnen).

Doppelklicken Sie auf die Einladung (sie wird als E-Mail in Ihrem Posteingang angezeigt).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren und wählen Sie Antwort jetzt senden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen, um die Besprechung abzulehnen.

Besprechungsantwort anzeigen

Das Anzeigen der Antwort auf eine Besprechung ist einfach, wenn Sie wissen, wo Sie danach suchen müssen.

Öffnen Sie Outlook.
Klicken Sie links unten in der Spalte auf das Kalendersymbol.
Finden Sie das Meeting in Ihrem Kalender.
Doppelklicken Sie auf das Meeting, um es zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte Tracking.
Sie sehen eine Liste der Teilnehmer, die die Einladung angenommen, abgelehnt oder vorläufig angenommen haben.

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Fazit

Eine Outlook-Besprechungseinladung kann zu Google Mail hinzugefügt werden. Google Mail kann die Nachricht, die beim Senden einer Einladung empfangen wird, analysieren und in ein Google Kalender-Ereignis konvertieren. Die meisten Informationen in der Einladung können beibehalten werden.