Outlook kann eine Abwesenheitsantwort einrichten, die innerhalb des Datums- und Zeitbereichs an alle gesendet wird. Die Abwesenheitsantwort ist für alle gleich. Sie können einige Regeln dafür festlegen, aber am Ende des Tages wird allen dieselbe Antwort gesendet.

Wenn Sie eine automatische Antwort an jemanden oder eine Gruppe von Personen senden möchten, können Sie eine benutzerdefinierte automatische Antwort erstellen, anstatt die Abwesenheitsfunktion zu optimieren.

Lesen Sie, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht in Microsoft Teams festlegen können.

Benutzerdefinierte automatische Antwort in Outlook

Bevor Sie beginnen, sollten Sie wissen, dass diese Lösung die folgenden Bedingungen / Einschränkungen aufweist.

Dies kann nur über die Outlook-Desktop-App eingerichtet werden.
Sie müssen ein @ outlook- oder @microsoft-Konto verwenden, um die Funktion nutzen zu können.
Die automatische Antwort kann an eine einzelne Person, mehrere Personen oder eine ganze Gruppe gesendet werden.
Outlook muss auf Ihrem Desktop ausgeführt werden, um die Antwort zu senden.

Überprüfen Sie dies -  Begrenzen Sie die Spaltendaten mit Leerzeichen, neuer Linie, Doppelpunkt und Semikolon

Antwortvorlage erstellen

Der erste Schritt zum Erstellen einer benutzerdefinierten automatischen Antwort besteht darin, eine Vorlagennachricht zu erstellen. Diese Vorlage ist die Antwort, die gesendet wird.

Öffnen Sie Outlook.
Verfassen Sie eine neue Nachricht.
Geben Sie ein Thema und einen Körper ein. Überspringen Sie das Hinzufügen eines Empfängers.
Gehen Sie zu Datei> Speichern unter.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste Dateityp und wählen Sie das .oft-Format der Outlook-Vorlage aus.
Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und speichern Sie diese.

Richten Sie die automatische Antwort ein

Nachdem die Vorlage fertig ist, können wir die Regeln erstellen, nach denen sie gesendet wird.

Überprüfen Sie dies -  So finden Sie synchronisierte Hintergrundbilder unter Windows 10

Öffnen Sie Outlook.
Gehen Sie zu Datei.
Klicken Sie auf Regeln und Warnungen verwalten.
Klicken Sie im neuen Fenster auf Neue Regel.

Klicken Sie im Fenster Regelassistent auf Regel auf Nachricht anwenden | Option unten erhalten.
Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung auswählen die Option Von Personen oder öffentliche Gruppe aus.
Klicken Sie im Abschnitt unten auf die verknüpften Personen oder die öffentliche Gruppe.
Geben Sie die E-Mail oder E-Mails ein, auf die Sie eine automatische Antwort einrichten möchten.

Klicken Sie auf OK und dann auf Weiter.
Wählen Sie im Bildschirm Was möchten Sie mit dem Nachrichtenbildschirm auswählen die Option Mit einer bestimmten Vorlage antworten aus.
Klicken Sie im unteren Bereich auf eine bestimmte Vorlage.
Klicken Sie im neuen Fenster auf Durchsuchen und wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Vorlage gespeichert haben.
Wählen Sie die Vorlage im unteren Bereich aus.
Klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen.

Überprüfen Sie dies -  So tippen Sie auf einem iPhone von einem Windows 10-PC aus

Sie werden aufgefordert, Outlook offen zu halten, damit die automatische Antwort gesendet werden kann. Klicken Sie auf OK und Sie sind fertig.

Fazit

Outlook unterstützt viele verschiedene Regeln für die Automatisierung. Sie können eine Nachricht anhand der Regeln als gelesen markieren, archivieren usw.. Gehen Sie sie durch und passen Sie Ihre automatische Antwort weiter an.